Geschäftsordnung

Geschäftsordnung für den Vorstand des EM e.V. Deutschland

Über die in der Satzung des EM e.V. getroffenen Regelungen bzgl. des Vorstandes hinaus gibt sich der Vorstand die folgende Geschäftsordnung. Sie regelt Aufgaben u. ggf. Arbeitsbereiche des Vorstands, der Geschäftsstelle u. der Redaktion sowie evtl. Weisungsbefugnisse. Darüber hinaus haben sowohl der/ die Leiter/in der Geschäftsstelle als auch der/die Redakteur/in des EMJournals eine weitergehende Stellenbeschreibung.

Der Vorstand

Er übernimmt als Team die Gesamtverantwortung für den Verein. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

  • Die Erarbeitung von Vereinssatzung und Prüfung auf Rechtskonformität
  • Die Erarbeitung von Geschäftordnung und Verfahrensordnungen
  • Die Erarbeiung einer Vereinsvision
  • Das Festlegen der Aufgaben, langfristigen Ziele und kurzfristigen Zielvorgaben des Vereins im Sinne der Gemeinnützigkeit

Der Vorstand besteht aus:

Vorstandsvorsitzende/r:

  • Der/Dem 1. Vorsitzenden obliegt die Verantwortung für die inhaltliche und organisatorische Vereinsführung und Weiterentwicklung entsprechend der Satzung u. der Zielvorstellungen der Mitgliederversammlung und des Vorstands.
  • Er/Sie vertritt den Vorstand nach innen und außen, z.B. Teilnahme an den Mitgliederversammlungen des Vereins und des Schweizer Vereins, Wahrnehmung wichtiger Außentermine zusammen mit dem/r Geschäftsstellenleiter/in, Teilnahme an den internationalen Vereinstreffen.
  • Er/Sie organisiert die Vorstandssitzungen, lädt ein, stellt die Tagesordnung auf.

StellvertreterIn:
Vertritt 1. Vorsitzende/n bei Verhinderung u. nach Absprache.

Finanzvorstand:
Begleitet den Haushalt; bereitet gemeinsam mit dem/r Geschäftsstellenleiter/in (oder SteuerberaterIn, ..) finanzielle Entscheidungen für die Vorstandssitzungen vor; begleitet Kassenprüfung nach Absprache mit der Geschäftsstelle.

Beisitzer:
Schriftführer/in, Inspirationsgeber, Mitdenker, Mitentscheidungsträger

Vorstandssitzungen

Vertraulichkeit / Öffentlichkeit
Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich. Der/die Leiter/in der Geschäftsstelle nimmt in der Regel an den Vorstandssitzungen teil. Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden. Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen „Gegenstände“ sind vertraulich zu behandeln.

Sitzungsleitung
Die Sitzungen des Vorstands werden von dem/der 1. Vorsitzenden geleitet. Sollte der/die 1. Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung dem/der Stellvertreter/in.

Abstimmung
Zur Abstimmung sind die, in den Vorstandssitzungen anwesenden, Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Allerdings können abwesende Mitglieder ihr Stimmrecht auf ein anderes Vorstandsmitglied schriftlich übertragen. Abstimmungen erfolgen in der durch den/die Sitzungsleiter/in bestimmten Form wie Handzeichen, Zuruf, schriftliche Abstimmung, auch als Videokonferenz. Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.

Niederschrift
Bei jeder Vorstandssitzung übernimmt eine/r der Beisitzer/innen das Protokoll.. Der Ablauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch die/den Protokollführer/in schriftlich festzuhalten (Ergebnisprotokoll). Das gefertigte Sitzungsprotokoll ist von der/dem Sitzungsleiter/in und der/dem dem Protokollführer/in zu unterzeichnen. Jedem Vorstandsmitglied ist eine PDF-Kopie des Sitzungsprotokolls zu übermitteln, ebenso der Geschäftsstelle. Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb einer zweiwöchigen Frist nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, so gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

Die Geschäftsstelle des Vereins


Zur Erledigung der Vereinsaufgaben und zur Unterstützung des Vorstandes richtet der Verein eine Geschäftsstelle ein. Der Vorstand bestimmt den/die Geschäftsstellenleiter/in. Die genauen Aufgabenbereiche regelt eine Stellenbeschreibung. Alle 2 Jahre werden Zielvereinbarungen getroffen, welche im Einklang mit den Zielen des Vereins stehen. Die Geschäftsstelle nimmt Vereinsaufgaben in Abstimmung mit dem Vorstand wahr. Die Mitarbeiter/innen der Geschäftsstelle unterliegen der Weisung des/der Geschäftsstellenleiter/in, der/die in Abstimmung mit dem Vorstand in Arbeitgeberfunktion agiert.

Arbeitsschwerpunkte sind:

  • Besorgung der allgemeinen Geschäftstätigkeit
  • Sicherstellung der prüfungsgerechten Aktenführung und Unterlagenverwaltung, insbesondere im Hinblick auf die zu erstellenden Jahresberichte
  • Vorbereitung der Vorstandssitzungen sowie die Umsetzung der Beschlüsse
  • Organisation der Mitgliederversammlungen
  • Betreuung der Vereinsmitglieder durch die Geschäftstelle
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Gewährleistung des internen und externen Informationsflusses bezüglich des Vereins und Unterstützung der regionalen und internationalen Vernetzung,
  • Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Geschäftsstelle und Gewährleistung der fach- und sachgerechten Arbeitsorganisation.

Die Redaktion der Vereinszeitschrift

Die Vereinszeitschrift ist offizielles Organ des Vereins und hat eine entscheidende Mitteilungsfunktion für die Mitglieder. Zur Erstellung der Mitgliederzeitschrift bestimmt der/die Geschäftstellenleiter/in in Absprache mit dem Vorstand eine/n Redakteur/in. Die genauen Aufgabenbereiche regelt eine Stellenbeschreibung.
Alle 2 Jahre werden Zielvereinbarungen getroffen, welche im Einklang mit den Zielen des Vereins stehen. Die Inhalte der Vereinszeitschrift werden in Redaktionssitzungen mit Geschäftstelle und Vorstand frühzeitig abgestimmt. Der Vorstand erteilt der Redaktion nach Vorlage des ersten Schulterblickes eine Freigabe der Ausgabe.

Rahden 26.01.2021 Giesela Kokemoor, (1.Vorsitzende)

Kategorie EM

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