Geschäftsordnung

 

Geschäftsordnung für den Vorstand des EM e.V. Deutschland

(überarbeitet in der VS 10/2019)

 

Über die in der Satzung des EM e.V. getroffenen Regelungen bzgl. des Vorstandes hinaus gibt sich der Vorstand die folgende Geschäftsordnung.

Sie regelt Aufgaben u. ggf. Arbeitsbereiche des Vorstands, der Geschäftsstelle u. der Redaktion sowie evtl. Weisungsbefugnisse.

Darüber hinaus haben sowohl der/ die Leiter/in der Geschäftsstelle als auch der/die Chefredakteur/in des EMJournals eine weitergehende Stellenbeschreibung.

 

Der Vorstand

  • Er übernimmt als Team die Gesamtverantwortung für den Verein u. besteht aus:
  • Vorstandsvorsitzende/r: Der/ Dem 1. Vorsitzenden obliegt die Verantwortung für die inhaltliche und organisatorische Vereinsführung und Weiterentwicklung entsprechend der Satzung u. der Zielvorstellungen der Mitgliederversammlung und des Vorstands.
    Er/ Sie vertritt den Vorstand nach innen und außen.
  • StellvertreterIn: vertritt 1. Vorsitzende/n bei Verhinderung u. nach Absprache
  • Finanzen: begleitet den Haushalt; bereitet gemeinsam mit der Geschäftsstelle (oder SteuerberaterIn, ..) finanzielle Entscheidungen für VS vor; begleitet Kassenprüfung nach Absprache mit der Geschäftsstelle
  • Beisitzer: Inspirationsgeber, Mitdenker, Mitentscheidungsträger

 

Vorstandssitzungen:

Vertraulichkeit / Öffentlichkeit

Die Sitzungen werden von der/dem Vorsitzenden einberufen.

Die Sitzungen des Vorstandes sind nicht öffentlich. Der/die Leiter/in der Geschäftsstelle nimmt in der Regel an den Vorstandssitzungen teil.

Der Vorstand kann mit einfacher Mehrheit über die Zulassung weiterer Personen zur Sitzung entscheiden. Die im Rahmen der Vorstandssitzung beratenen „Gegenstände“ sind vertraulich zu behandeln.

 

Sitzungsleitung

Die Sitzungen des Vorstands werden von dem/der 1. Vorsitzenden geleitet. Sollte der/die 1. Vorsitzende verhindert sein, so obliegt die Sitzungsleitung dem/der Stellvertreter/in.

 

Abstimmung

Zur Abstimmung sind die in den Vorstandssitzungen anwesenden Mitglieder des Vorstandes berechtigt. Allerdings können abwesende Mitglieder ihr Stimmrecht auf ein anderes Vorstandsmitglied schriftlich übertragen.

Abstimmungen erfolgen in der durch den/die Sitzungsleiter/in bestimmten Form wie Handzeichen, Zuruf, schriftliche Abstimmung, auch als Videokonferenz.

Der Vorstand entscheidet über Anträge mit einfacher Mehrheit. Im Falle der Stimmengleichheit wird die Abstimmung nach nochmaliger Beratung wiederholt. Sollte im Wiederholungsfall eine erneute Stimmengleichheit festgestellt werden, so gilt der Antrag als abgelehnt.

 

Niederschrift

Bei jeder Vorstandssitzung wird der/die Protokollant/in bestimmt. Das Protokoll wird rotierend von einem Vorstandsmitglied geführt. Der Ablauf einer jeden Vorstandssitzung ist durch die/den Protokollführer/in schriftlich festzuhalten (Ergebnisprotokoll).

Das gefertigte Sitzungsprotokoll ist von der/dem Sitzungsleiter/in und der/dem dem Protokollführer/in zu unterzeichnen.

Jedem Vorstandsmitglied ist eine Abschrift des Sitzungsprotokolls zu übermitteln, ebenso der Geschäftsstelle.

Gegen den Inhalt des Protokolls kann jedes Vorstandsmitglied innerhalb einer zweiwöchigen Frist nach Zustellung schriftlich Einwendungen erheben. Über Einwendungen wird in der nächsten Vorstandssitzung entschieden. Sollte bis zum Ablauf der Frist keine Einwendungen erhoben werden, so gilt das Sitzungsprotokoll als genehmigt.

 

Die Geschäftsstelle des Vereins

Zur Erledigung der Vereinsaufgaben und zur Unterstützung des Vorstandes richtet der Verein eine Geschäftsstelle mit Sitz in Bremen ein.

Der Vorstand bestimmt die Leitung der Geschäftsstelle.

 

Die Geschäftsstelle nimmt Vereinsaufgaben auf Basis der Geschäftsordnung und in Abstimmung mit dem/der Vorsitzenden und ihrer/m/ seinem/r Stellvertreter/in wahr. Die Mitarbeiter/innen der Geschäftsstelle unterliegen bezüglich der Vereinsangelegenheiten der Weisung der Leitung der Geschäftsstelle, die/der in Abstimmung mit dem Vorstand in dessen Arbeitgeberfunktion agiert.

 

Arbeitsschwerpunkte sind:

  • Besorgung der allgemeinen Geschäftstätigkeit
  • Sicherstellung der prüfungsgerechten Aktenführung und Unterlagenverwaltung, insbesondere im Hinblick auf die zu erstellenden Jahresberichte,
  • Vor- und Aufbereitung der Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen,
  • Sicherstellung der Betreuung der Vereinsmitglieder als permanenter Ansprechpartner,
  • Gewährleistung des internen und externen Informationsflusses bezüglich des Vereins und Unterstützung der regionalen und internationalen Vernetzung,
  • Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Geschäftsstelle und Gewährleistung der fach- und sachgerechten Arbeitsorganisation.

 

Die Redaktion der Vereinszeitschrift

Die Vereinszeitschrift ist offizielles Organ des Vereins und dient auch als Mitteilungsorgan für die Mitglieder.

Zur Erstellung der Mitgliederzeitschrift wird vom Vorstand eine Redaktion bestimmt.

Die Inhalte werden frühzeitig zwischen Redaktion, Vorstand u. Geschäftsstelle abgestimmt u. vor Erteilung des Druckauftrags zur Freigabe vorgelegt.

Kategorie EM

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